Czy w ogóle dziś ktoś jeszcze pamięta o jakichkolwiek zasadach savoir-vivre?

Mimo najlepszego wykształcenia w prestiżowych międzynarodowych uczelniach, ukończonych kursach biznesowych, odpowiedzialności wynikającej z powierzanych nam zadań zawodowych, możemy spotkać się z opinią o niestosownym naszym zachowaniu. Jeśli taka opinia do nas dotrze, może dać nam wiele do myślenia. Jeśli jednak najpierw rozprzestrzeni się w środowisku, a dopiero potem poczujemy jej efekt na własnej skórze, może być już trudno coś zmienić.

Byłam kiedyś świadkiem sytuacji, gdy ważna pani dyrektor biura zarządu w dużej międzynarodowej organizacji finansowej, w której pracowałam, wychodząc ze spotkania z prezesem swojej firmy, szybkim pędem wyprzedziła prezesa zmierzającego w kierunku drzwi zewnętrznych, chwyciła za klamkę, pociągnęła drzwi w swoją stronę, szeroko je otworzyła, przytrzymała i z niskim ukłonem, wskazując dłonią kierunek wyjścia powiedziała: ?bardzo proszę, panie prezesie?.

Wydawało mi się to niesmaczne, nienaturalne a nawet powiedziałabym śmieszne. Ceniąca się kobieta – dyrektor ważnego biura i taki ?podliz?.

Szybko jednak przeszłam do porządku dziennego i zajęłam się sprawami zawodowymi. Po mniej-więcej tygodniu, kiedy weszłam do służbowej kuchenki, aby umyć filiżankę po porannej kawie, usłyszałam bardzo ciekawą i barwną rozmowę na temat przytoczonego powyżej wydarzenia. Oczywiście łatwo mogłam stwierdzić, że po firmie rozprzestrzeniła się plotka na temat ważnej pani dyrektor biura zarządu, która, wg ?krążących? informacji na ostatnim spotkaniu z prezesem ?ośmieszyła się?, ?skompromitowała?, ?upadła? i ?narobiła sobie obciachu? – dokładnie takie słowa padały wśród jeszcze wielu innych argumentów, świadczących niekorzystnie na rzecz pani dyrektor.

Z powyższego przypadku, warto wywnioskować, że nasze nietaktowne, czy niestosowne zachowania w oczach instytucji mogą ulec nie tylko nadinterpretowaniu, ale mogą wpłynąć niekorzystnie na naszą opinię, a także na to, jak będziemy traktowani przez różne osoby w firmie. Jeśli raz otworzymy drzwi przed prezesem i przepuścimy go przodem, prawdopodobnie będzie on oczekiwał podobnego naszego zachowania w innej sytuacji. Co więcej, mogą tego oczekiwać po nas również inni, np. wiceprezesi lub inni dyrektorzy. Niestety takim zachowaniom towarzyszy kształtowanie wizji o poczuciu własnej wartości osoby, która przejawia dane zachowanie. W tym przypadku można by mniemać, że pani dyrektor ceni się niżej niż pan prezes – czy jest to niezgodne z prawdą – przecież w hierarchii stanowisk jest niżej.

Warto być świadomym, że etykieta biznesowa i życia towarzyskiego jest nieco inna. Należy jednak pamiętać, że pewnych elementów etykiety kultury towarzyskiej nie da się zupełnie wyeliminować z biznesu, chociażby takich jak wyodrębnienie kobiety i mężczyzny. Byłoby śmieszne i naiwne sądzić, że wchodząc do biura przestajemy być kobietami, a mężczyźni – mężczyznami. Fakt, że w pracy obowiązuje hierarchia stanowisk, a nie płci, nie świadczy o tym, że powinniśmy na czas pracy zostawić nasze zwyczaje i kulturę osobistą gdzieś za drzwiami biura.

Nikt chyba nie kwestionuje, że szef zlecający zadanie swojej podwładnej ma prawo egzekwować jego wykonanie w określony sposób i w konkretnym czasie. Nie oznacza to jednak, że to ona ma otwierać mu drzwi, przepuszczać go przodem, podstawiać mu krzesło itp., chyba, że pracujemy w kraju, w którym tego typu praktyki leżą w kulturze narodu.

Wyraźna hierarchia stanowisk ma miejsce w przypadku np. powitania. Omawia to szczegółowo trenerka Competitive Skills Barbara Mikołajczyk w artykule opublikowanym na łamach Dziennika. Pierwszy wyciąga rękę ten, kto zajmuje wyższe stanowisko. Jeśli jednak dwie osoby mają takie same rangą stanowiska, wówczas pierwsza rękę podaje kobieta. Są jednak sytuacje, gdy niezależnie od stanowiska i płci warto pierwszemu wyciągnąć rękę. Ma to miejsce np. w przypadku, gdy mamy do czynienia z osobą zdezorientowaną, nieśmiałą lub po prostu z klientem. Choć to właśnie osoba wchodząca do biura powinna pierwsza podać rękę, trudno wyobrazić sobie, że witamy w naszym gabinecie klienta nie podając mu dłoni.

Co z całowaniem w rękę?

Ten zwyczaj już prawie odszedł w zapomnienie. W sytuacjach biznesowych jest on nawet niemile widziany, nie wspominając już o kwestiach higieny. Jeśli kobieta nie życzy sobie, aby całowano jej dłoń, powinna podać ją do powitania w taki sposób, aby kciuk skierowany był do góry. Podanie musi być też energiczne, śmiałe i konkretne, a towarzyszyć mu powinno wyraźne (choć bez przesady) spojrzenie w oczy. W nieco trudniejszej sytuacji są mężczyźni, którzy nie mają ochoty całować ręki kobiety, która prowokuje właśnie taką sytuację, podkładając wręcz swą dłoń do cmoknięcia.

Gdzie i kiedy się spotkamy?

Ranga stanowiska upoważnia także osobę na wyższym stanowisku do podejmowania decyzji o terminie i miejscu spotkania. Bardziej wypada nam zapytać szefa, gdzie i kiedy porozmawiamy, niż zasugerować spotkanie o danej godzinie w kawiarni na dole. Możemy natomiast złożyć propozycję przybycia do gabinetu szefa lub do klienta w ustalonym wspólnie terminie.

Pamiętajmy o tym, że przybycie na spotkanie zbyt wcześnie może być równie nie mile widziane jak spóźnienie. Najlepiej przyjść o czasie lub spóźnić się o 5 minut. Tu jednak ważną rolę odgrywa biznesowa hierarchia. Jeśli jesteśmy na niższym stopniu tej ?drabinki? niestety nie możemy pozwolić sobie na spóźnienie, gdyż dajemy naszemu rozmówcy poczucie lekceważenia jego osoby – przecież ważnej osoby.  Jeśli sami jesteśmy ?górą? warto pojawić się kilka minut po czasie, pokazując w ten sposób jak bardzo jesteśmy zajęci w stosunku do osoby, która ma czas, bo w końcu to ona  na nas czeka.

Kiedy wręczamy wizytówki?

W formalnych sytuacjach biznesowych wizytówki wręczamy na początku spotkania. Pozwala to naszym rozmówcą upewnić się w przekonaniu, że wiedzą z kim mają do czynienia. Warto wręczyć wizytówki wszystkim uczestnikom spotkania, nie pomijając nikogo. Inaczej możemy postąpić uczestnicząc w nieformalnych bankietach biznesowych, czy konferencjach. Tu wręczamy wizytówki tylko tym, z kim chcemy nawiązać relację, a nie rozdajemy ich na ?prawo i lewo?.

Jak przejść ?na ty??

Przejście ?na ty? pierwszy proponuje ten, kto zajmuje wyższe stanowisko, choć należy tu uwzględnić również różnicę wieku. Wśród kolegów w zespole, czy też w przypadku spotkania osób na podobnych rangą stanowiskach,  najodpowiedniej będzie jeśli przejście na komunikację po imieniu zaproponuje osobie młodszej – starsza. Reguła starszeństwa obowiązuje również w przypadku pojawienia się w pracy nowego pracownika. Oczywiście mamy tu do czynienia z osobami starszymi i młodszymi  również stażem. Nowicjusz jest wprowadzany w obowiązujące już w zespole zasady komunikacji i wzajemnych relacji i powinien dostosować się do zastanej sytuacji (przynajmniej na początku, zanim zechce próbować coś zmieniać).

Jak na oficjalnym spotkaniu zwracać się do szefa, z którym na co dzień jesteśmy ?na ty??

Jeśli jesteśmy z szefem ?na ty?, ale wśród osób uczestniczących w spotkaniu są tacy, którzy zwracają się do siebie formalnie (nie po imieniu), przyjętą zasadą jest sformalizowanie wzajemnych relacji na czas danego wydarzenia. W tym przypadku wszyscy powinniśmy zwracać się do siebie w ten sam sposób, czyli ?panując sobie?. Pamiętajmy także, że zwracanie się do kogokolwiek po imieniu skraca dystans i może przyczynić się do zmniejszenia znaczenia pozycji szefa w oczach osób trzecich.

Savoir- vivre to nic innego, jak grzeczność, czy tak zwane dobre wychowanie. Jak mówi  w Dzienniku nasz ekspert – Barbara Mikołajczyk, trenerka Competitive Skills – savoir- vivre jest potrzebny każdemu od najniższego do najwyższego szczebla. Najczęściej nie stosujemy jego zasad, gdyż po prostu ich nie znamy, a nie mamy przekonania, że tak a nie inaczej powinniśmy postąpić. Zasad tych można się jednak nauczyć, np. na szkoleniu z dobrego wychowania.  W ciągu kilku godzin możemy dowiedzieć się  jak posługiwać się wizytówkami, jak witać i żegnać się z klientem, tytułować, umawiać na spotkania, prowadzić rozmowy bezpośrednie i telefoniczne, czy pisać maile. Zapewne okaże się, że większość z tych zasad od dawna stosujemy nie zdając sobie sprawy, że są to zasady etyki biznesowej.

Prawa autorskie do artykułu posiada Competitive Skills Sp. z o.o. 

Dziękujemy za udostępnienie artykułu czytelnikom Grywalizacja24.pl

Ciekawostka: Dzień Savoir – Vivre obchodzimy 3 czerwca. W tym dniu warto przypomnieć sobie zasady dobrego wychowania, nie tylko w sferze biznesowej :-)